Verzuimbegeleiding volgens de nieuwe privacywetgeving

  Tool

In 2016 verscherpte de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) de regels die bepalen hoe werkgevers de persoonsgegevens van zieke werknemers moeten verwerken en administreren. De AP heeft aangekondigd strenger te gaan handhaven zodra de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de nieuwe privacywet) van toepassing is. Met de toolkit van STAF ben je ervan verzekerd dat je aan de wet voldoet én krijg je handvatten om het ziekteverzuim te beheren.

In deze “Toolkit Oplossingsgericht Verzuimmanagement®” vind je instrumenten en handvatten die je kunnen ondersteunen bij  het stellen van vragen, bij het actief begeleiden van verzuim naar volledige werkhervatting van medewerkers en uitzendkrachten.

De verscherpte beleidsregels van de AP, ‘De zieke werknemer’, beleidsregels voor de verwerking van persoonsgegevens over de gezondheid van zieke werknemers , vormden de aanleiding tot het ontwerp van deze “Toolkit Oplossingsgericht Verzuimmanagement®”. De werkgever wordt door deze beleidsregels verplicht tot een andere benadering van aanname en uitvraag van ziekmeldingen en de begeleiding van verzuim en re-integratieverplichtingen. Er mogen nu alleen nog maar gegevens worden verzameld die gericht zijn op werkhervatting. Dat wil zeggen welke taken kunnen niet, en welke taken kunnen op termijn wel, in eigen of passend werk worden uitgevoerd. Voor deze nieuwe manier van verzuim begeleiden is een cultuurverandering vereist. Het is daarom belangrijk om alle betrokkenen goed te informeren over deze nieuwe werkwijze.

Toolkit Oplossingsgericht Verzuimmanagement®

De tools uit de “Toolkit Oplossingsgericht Verzuimmanagement®” bieden ruimte voor denkkracht van de werknemer en uitzendkracht rondom het eigen herstel en de arbeidsmogelijkheden. De ontwikkeling van deze “Toolkit Oplossingsgericht Verzuimmanagement®” is in handen van Marleen Teunis (Van Campen Consulting). Marleen Teunis is de grondlegster van de methode ‘Oplossingsgericht verzuimmanagement®’.

Gespreksscript afmelding
Het gespreksscript afmelding is een gespreksleidraad, dat kan worden gebruikt wanneer je voor de eerste keer contact hebt met de medewerker of uitzendkracht die verzuim meldt. In het gespreksscript staat vermeld hoe de wettelijke informatie mag worden verzameld.

Mobiliteitskaart 1 t/m 4 met triagecriteria
Uit onderzoek is gebleken dat de werkgever de meeste invloed  heeft in de eerste twee weken van verzuim; in deze periode kan de werknemer of uitzendkracht geactiveerd worden om weer aan het werk te gaan. Het is dus belangrijk om in deze fase de medewerker of uitzendkracht na te laten denken over werkhervatting, passende arbeid en zijn of haar hersteldatum in eigen werk. Door het verzuim van de medewerker in te delen op basis van mobiliteit kan er een inschatting worden gemaakt van de arbeidsmogelijkheden, daarbij kan gebruik worden gemaakt van de volgende 4 mobiliteitscodes.

Werkhervattingsplan en Gespreksleidraad werkhervattingsplanwerken, iedereen wordt er beter van
Als er sprake is van een mobiliteitscode 3 of 4 kan er in de beginfase van het verzuim, in samenwerking met de medewerker of uitzendkracht, een werkhervattingsplan worden gemaakt. Het doel van het werkhervattingsplan is om samen met de medewerker na te denken welke taken nog wel uitgevoerd kunnen worden met als uiteindelijke doel volledige werkhervatting in de eigen functie.

Adviesaanvraag bedrijfsarts
Als er twijfel of onduidelijkheid is over de functionele mogelijkheden en de taken die de medewerker of uitzendkracht wel of niet kan uitvoeren, adviseert STAF altijd de bedrijfsarts in te schakelen. Dit moet wel gebeuren met een vraag over de passende arbeidsmogelijkheden.

Overzicht 104 weken
De medewerker of uitzendkracht is verplicht om mee te werken aan zijn of haar re-integratie. De verzuimbegeleiding kent een aantal verplichte stappen, zie de Wet Poortwachter  . Begeleid de medewerker of uitzendkracht zo, dat dit voldoet aan de wetgeving maar tevens bijdraagt aan de beïnvloeding van het herstel in eigen werk. Indien een medewerker langdurig ziek is (104 weken), kan hij of zij mogelijk in aanmerking komen voor een arbeidsongeschiktheidsuitkering (WIA)  .

Voorbeeld basiscontract
De Arbeidsomstandighedenwet verplicht werkgevers om een basiscontract    met een bedrijfsarts of arbodienst af te sluiten. In dit basiscontract staan de rechten en plichten voor de werkgever, werknemer en de arbodienstverlener. In dit basiscontract staat ook hoe de ziekteverzuimbegeleiding is geregeld. De OR / PVT heeft instemmingsrecht met betrekking tot de inhoud van het contract. De Inspectie SZW controleert op de aanwezigheid, de inhoud en naleving van het contract.

Voorbeeld bewerkersovereenkomst en Uitleg en voorbeeld Kwaliteitsinstrument
Een uitzendbureau kan er ook voor kiezen om hun ziekteverzuimbegeleiding uit te besteden aan een externe partij. Het uitzendbureau blijft echter de eindverantwoordelijke voor de ziekteverzuimbegeleiding. Het advies is dan ook: maak heldere en duidelijke afspraken en meet regelmatig de kwaliteit van de dienstverlening van de uitvoerende partij. 

Voor verdere verdieping rondom kennis en vaardigheden op het gebied van verzuimbegeleiding verwijst STAF (Stichting Arbo Flexbranche) je door naar het rapport “Verzuim en re-integratie in de uitzendbranche” en de website van Van Campen Consulting.

Vraag hier alle formulieren uit de toolkit aan